Политика конфиденциальности

Политика конфиденциальности в отношении обработки персональных данных кандидатов

Добро пожаловать! Мы рады, что тебе может быть интересно рассмотреть возможность работы у нас. OTTO Holding BV и ее аффилированные компании (совместно — «OTTO») обязуются защищать конфиденциальность и безопасность твоих персональных данных.

1. Какова цель этого документа?

В этой Политике конфиденциальности описано, как OTTO собирает и обрабатывает твою персональную информацию, когда ты используешь один из сайтов OTTO и другие связанные с вакансиями OTTO сайты, на которые есть ссылки с этих сайтов (совместно — «Сайт»), когда ты отправляешь в OTTO резюме, отклик или связанные с ними материалы через другие каналы, например на карьерных ярмарках или по электронной почте, а также когда ты иным образом знакомишься с вакансиями OTTO или откликаешься на них, в соответствии с Общим регламентом ЕС по защите данных («GDPR»), Общим законом о защите персональных данных («LGPD») и любыми другими применимыми местными законами о защите данных (совместно — «Законы о защите данных»).

Важно, чтобы ты прочитал(а) эту Политику конфиденциальности. Так ты поймёшь, как и почему OTTO использует твои персональные данные и какие у тебя есть права в соответствии с законодательством о защите данных. OTTO является оператором обработки твоих персональных данных в связи с использованием сайта, а также связанных с ним внутренних баз данных и систем, которые используются для управления и поддержания твоего профиля кандидата. Это означает, что OTTO отвечает за определение целей и способов обработки твоих персональных данных в этих системах. Если ты откликаешься на вакансию в другой компании OTTO или взаимодействуешь с ней в рамках подбора, твои данные также будет обрабатывать эта компания. Она будет выступать совместным оператором твоих персональных данных, которые обрабатываются в рамках рассмотрения твоей заявки и процесса подбора. Пожалуйста, смотри раздел 12 ниже, чтобы узнать больше об операторе(ах) данных, компаниях, работающих под брендом OTTO и выступающих совместными операторами данных, а также о данных и контактах сотрудника по защите данных.

Веб-сайты OTTO Work Force

• www.ottoworkforce.pl

• www.ottoworkforce.de

• www.ottoworkforce.ro

• www.ottoworkforce.bg

• www.ottoworkforce.nl

• www.ottoworkforce.cz

• www.ottoworkforce.sk

• www.ottoworkforce.hr

• www.ottoworkforce.eu

• www.ottoworkforce.md

• www.ottoworkforce.hu

• www.ottoworkforce.ua

2. Принципы защиты данных.

OTTO будет соблюдать законы о защите данных, а это значит, что твои данные будут:

• использоваться законно, справедливо и прозрачно
• собираться только для законных целей, которые OTTO ясно тебе объяснила, и не использоваться каким-либо образом, несовместимым с этими целями
• относиться к целям, о которых OTTO тебе сообщила, и ограничиваться только этими целями
• быть точными и актуальными
• храниться только столько, сколько необходимо для целей, о которых OTTO тебе сообщила
• храниться в безопасности.

3. Как мы собираем твою личную информацию.

OTTO собирает персональные данные кандидатов из следующих источников:

• от тебя, то есть от пользователя Сайта и/или кандидата, либо через Сайт, либо по другим каналам, через которые ты отправляешь материалы заявки, например по электронной почте или на ярмарках вакансий;
• от третьих лиц, например кадровых агентств и лиц, предоставляющих рекомендации;
• из общедоступных источников, например профессиональных социальных сетей.

4. Какую информацию о тебе хранит OTTO.

В связи с твоей заявкой OTTO будет собирать, хранить и использовать следующие категории персональной информации («Персональные данные»):

• информация, связанная с использованием тобой Веб-сайта, например:
  • твой IP-адрес
  • данные о навигации по Веб-сайту
  • информация о твоем браузере и устройстве
  • информация, собранная с помощью файлов cookie, пиксельных тегов и других технологий
  • информация о местоположении, определенная на основе твоего IP-адреса или других технологий геолокации
  • информация, которую ты отправляешь нам через Веб-сайт
• твое резюме, включая информацию, которую мы извлекаем из твоего резюме
• твоя заявка на работу в OTTO и другая информация, которую ты предоставляешь в связи со своей заявкой, а также информация, которую ты предоставил(-а) OTTO в своей заявке, резюме и сопроводительном письме, включая имя, обращение, адрес, номер телефона, личный адрес электронной почты, дату рождения, пол, сведения о трудовой деятельности, навыки и квалификацию
• любая информация (включая результаты опросов или тестов), которую ты предоставляешь на этапах подачи заявки, подбора, собеседования или найма
• общедоступная информация о тебе в деловых социальных сетях (например, LinkedIn или Indeed)

В зависимости от твоей юрисдикции мы можем собирать определенные специальные категории Персональных данных о тебе, такие как расовое / этническое происхождение или статус инвалидности, как описано ниже в разделе «Специальные категории данных».

5. Цели и правовые основания обработки.

Мы будем использовать персональные данные, которые собираем о пользователе, в следующих целях:

• регистрация, создание учетной записи пользователя и использование функциональности платформы.
  Ваши персональные данные, предоставленные вами в рамках вашей учетной записи пользователя платформы, обрабатываются в следующих целях:
  • заключение и исполнение Договора об оказании услуг, то есть чтобы вы могли создать учетную запись и использовать функциональность платформы, а также реализовать ваше право на расторжение Договора об оказании услуг — правовым основанием в этом случае является необходимость исполнения Договора или принятия мер до его заключения;
  • осуществление коммуникации; отправка вам уведомлений на ваш адрес электронной почты, связанных с вашей активностью и статусом процесса подбора в рамках заключенного договора;
  • защита от возможных юридических претензий в связи с предоставлением электронных услуг в рамках законного интереса OTTO;
  • направление вам предложения о трудоустройстве — для этого с вами связываются с использованием терминального оборудования, на что вы даете согласие при создании учетной записи, принимая содержание Политики конфиденциальности и Условий использования. Персональные данные, полученные для этой цели, обрабатываются на основании заключённого договора об оказании электронных услуг.
    Предоставление данных необходимо для заключения и исполнения договора через платформу.
• Пользуйся возможностями, которые предлагает сайт.
  Мы предоставим тебе функции сайта, включая возможность просматривать вакансии и откликаться на них, находить и получать рекомендации по вакансиям, которые могут тебе подойти, узнавать больше об OTTO, а также пользоваться сайтом и удобно по нему перемещаться. OTTO будет обрабатывать твои персональные данные на основании своего законного интереса в поддержании и улучшении функциональности сайта, удобства взаимодействия пользователей и эффективности HR-программы OTTO с надлежащим учетом твоих интересов
• при создании учетной записи и подаче заявки на работу в OTTO.
  Мы оценим твои навыки, квалификацию и соответствие работе и должности, на которые ты откликаешься, когда ты создаешь учетную запись и заполняешь профиль кандидата. Мы можем автоматически заполнить некоторые разделы твоего профиля кандидата данными из загруженного тобой резюме. Мы будем обрабатывать твои персональные данные, чтобы решить, связаться ли с тобой, пригласить ли тебя на собеседование или выполнить другие действия, связанные с подбором и наймом. Если мы решим продолжить рассмотрение твоей кандидатуры или предложить тебе роль, мы можем связаться с тобой дополнительно и запросить рекомендации, прежде чем подтвердить твое назначение. Без ущерба для любых юридических обязательств в указанных выше целях OTTO будет обрабатывать ваши персональные данные на основании договора, который вы заключаете при создании аккаунта и/или отправке отклика или резюме на вакансию (то есть при выполнении по вашему запросу действий, необходимых для оценки возможности заключения с вами трудового договора или его заключения). Непредоставление этих Персональных данных для указанных целей может привести к тому, что OTTO не сможет обработать твою заявку или сделать тебе предложение о работе.
• Использование функций на базе ИИ для создания профиля кандидата и просмотра потенциально подходящих вакансий при загрузке твоего резюме.
  Мы даём тебе возможность загрузить своё резюме, чтобы посмотреть доступные вакансии, которые могут тебе подойти. Когда ты загружаешь своё резюме, мы создаём для тебя профиль кандидата, даже если ты ещё не откликнулся на вакансию. Так ты сможешь просматривать вакансии, которые могут тебе подойти. А мы сможем оценить твой профиль и рекомендовать тебе подходящие текущие и будущие вакансии. Мы можем рекомендовать тебе вакансии, которые, по нашему мнению, хорошо соответствуют твоим навыкам. Эти вакансии определяются на основе алгоритмов искусственного интеллекта. Они включают автоматически выявленные связи между данными из твоей заявки и навыками, необходимыми для открытых вакансий. Также учитываются автоматически выявленные связи между данными из твоей заявки и заявками других кандидатов, которые ранее были признаны подходящими для определённых типов вакансий. Кроме того, используются сопоставление и анализ по ключевым словам, общедоступная информация о тебе из социальных сетей, например LinkedIn, а также другие связанные функции. Мы можем связываться с тобой по поводу текущих и будущих вакансий, для которых, как нам кажется, ты хорошо подходишь. Использование этой функции не окажет на тебя существенного влияния, учитывая, что она предоставляется как дополнительная возможность, чтобы упростить твой поиск, и что у тебя также есть возможность искать вакансии на Сайте с помощью выбора соответствующих фильтров. OTTO будет обрабатывать твои персональные данные для этой цели на основании заключенного договора об оказании услуг. Смотри раздел 11 ниже, чтобы узнать, как расторгнуть договор. Непредоставление Персональных данных для этой цели приведёт к тому, что OTTO не сможет предоставить тебе возможность использовать эту функцию.
• Определение наиболее подходящих кандидатов и специалистов для конкретной должности.
  Мы используем автоматизированные системы или системы на основе искусственного интеллекта, чтобы анализировать персональные данные, которые у нас есть о кандидатах и других специалистах, и принимать решения на основе этих данных. Такая технология призвана значительно сократить время, необходимое для определения того, насколько кандидаты подходят для предлагаемых вакансий. Мы используем эту автоматическую обработку, чтобы помочь рекрутерам сопоставлять профили кандидатов и специалистов с вакансиями и предлагать наиболее подходящие профили. При этом решения принимаются не только на основе автоматической обработки. OTTO будет обрабатывать твои персональные данные на основании своего законного интереса, чтобы улучшать HR-процессы и делать их эффективнее. Если ты не предоставишь эти персональные данные для указанных целей, OTTO может не суметь подобрать для тебя подходящие вакансии или сделать тебе предложение о работе.
• Мы будем держать тебя в курсе открытых вакансий, которые соответствуют твоему профилю.
  Мы отправляем сообщения по электронной почте, чтобы информировать тебя о вакансиях, которые могут тебя заинтересовать на основе твоего профиля кандидата. OTTO будет обрабатывать твои персональные данные для этой цели на основании заключённого с тобой договора об оказании услуг, и ты можешь расторгнуть договор в любое время. Если ты не предоставишь персональные данные для этой цели, ты не будешь получать сообщения о новых вакансиях от OTTO.
• Другие действия, связанные с подбором персонала и, если тебе предложат роль, с наймом
  Мы оценим твои навыки, квалификацию и интересы в соответствии с нашими текущими вакансиями; соберём общедоступную информацию о тебе из социальных сетей, например LinkedIn и других похожих сайтов; проверим предоставленную тобой информацию и проведём проверку рекомендаций или биографических данных, если это разрешено и если тебе предложат работу; по твоему запросу поможем с вопросами, связанными с иммиграцией или разрешениями; а также выполним другие действия, связанные с подбором персонала или, если тебе предложат роль, с процессом найма. OTTO будет обрабатывать твои персональные данные на основании преддоговорных мер, принятых по твоему запросу, то есть действий по твоему запросу, которые необходимы для оценки возможности заключения трудового договора или его заключения, а также на основании нашего законного интереса в том, чтобы сделать наши HR-процессы более эффективными. Если ты не предоставишь Персональные данные для этой цели, OTTO может не обработать твою заявку или не сделать тебе предложение о работе.

OTTO также может обрабатывать персональные данные, если мы считаем это необходимым: (1) если мы установим, что произошло нарушение политики, чтобы обеспечить соблюдение наших прав или исполнение соглашений; (2) если мы считаем, что такая обработка необходима для установления личности, связи или подачи иска в отношении прав и собственности OTTO или ее аффилированных лиц; (3) для обеспечения наших прав или защиты от несанкционированного доступа к нашим системам либо иного ненадлежащего использования наших услуг, продуктов или других сервисов; (4) для соблюдения законов, нормативных актов, судебных постановлений и повесток либо аналогичных запросов информации от органов власти; (5) для защиты вашей безопасности и безопасности других лиц; и (6) для помощи нам в предотвращении или расследовании мошенничества — все это на основании законного интереса в продолжении коммерческой деятельности и защите своих прав.

6. Специальные категории Персональных данных пользователя.

В зависимости от вашей юрисдикции и там, где это разрешено законом, мы также можем собирать некоторые специальные категории ваших персональных данных (например, информацию о вашем расовом или этническом происхождении, религиозных или философских убеждениях, членстве в профсоюзе, физическом или психическом здоровье или состоянии, сексуальной ориентации, политических взглядах, инвалидности и нетрудоспособности, беременности, принадлежности к защищаемым категориям), если вы сами предоставили эти данные, сделали их общедоступными или если их можно вывести из ваших материалов заявки. Тебя просят не отправлять Персональные данные, относящиеся к указанным выше специальным категориям, если это не необходимо для достижения конкретной цели (в этой части см. ниже). В тех юрисдикциях, где мы собираем специальные категории персональных данных и где требуется основание для их обработки, эти данные обрабатываются либо в силу необходимости соблюдения юридического обязательства, либо на основании твоего явного согласия.
В этой связи мы можем обрабатывать специальные категории персональных данных, если это необходимо для того, чтобы обеспечить соблюдение наших регуляторных обязательств в отношении найма, например чтобы OTTO соблюдала требования законодательства о трудоустройстве людей с инвалидностью, а также для полноценного мониторинга и отчетности по вопросам равных возможностей и для соблюдения других применимых правовых или регуляторных требований.
Кроме того, мы можем обрабатывать специальные категории персональных данных, чтобы определить, нужно ли нам предоставить соответствующие условия в процессе подбора, например нужно ли внести изменения, чтобы кандидаты могли подать к нам заявку на вакансию, пройти онлайн- или телефонное тестирование, посетить собеседования или центры оценки и подготовиться к началу работы в OTTO в случае успешного отбора.
В той мере, в какой это разрешено применимым законодательством, OTTO может обрабатывать специальные категории персональных данных в поддержку своих целей в области разнообразия и инклюзии. Это может включать выводы о поле, расовом или этническом происхождении кандидата на основе материалов заявки.

7. Информация о судимостях.

Если мы захотим предложить тебе конкретную должность, мы можем обрабатывать информацию о наличии у тебя судимостей, если этого требует закон и/или в той мере, в какой это разрешено применимым законодательством.

8. Обмен данными.

OTTO никогда не будет продавать твои персональные данные третьим лицам. OTTO передает твои персональные данные третьим лицам только в тех случаях, когда мы обязаны сделать это по договору или по закону, либо когда это необходимо для оказания наших услуг или информирования о них, например:

• чтобы держать тебя в курсе наших услуг;
• чтобы иметь возможность делать тебе предложения;
• чтобы знакомить тебя с нашими клиентами.

С этими организациями мы заключили письменные соглашения, если это возможно и необходимо, о порядке обработки и защиты персональных данных, а также о том, что использование твоих персональных данных ограничивается целями, для которых мы их передали.

Твои персональные данные могут передаваться по принципу служебной необходимости следующим сторонам:

• другим компаниям OTTO
• клиентам компаний OTTO (компаниям, которые пользуются услугами OTTO Work Force, например компании или компаниям, в которых ты будешь работать, если получишь предложение о работе)
• поставщикам (например, кадровым агентствам, ИТ-провайдерам и другим поставщикам услуг).
• Лица, которых ты указываешь в качестве рекомендателей, или лица, которые порекомендовали тебя на вакансию
• Другие компании в связи со слиянием, продажей, совместным предприятием, уступкой, передачей или иным распоряжением всем или любой частью нашего бизнеса, активов или акций, включая случаи банкротства или аналогичных процедур
• Правоохранительные органы или государственные органы для соблюдения законов, нормативных требований, судебных постановлений, повесток и аналогичных запросов

Любая передача твоих персональных данных за пределы твоей местной юрисдикции будет осуществляться в соответствии с применимым законодательством о защите данных. В частности, передача персональных данных за пределы Европейского союза (как внутри OTTO, так и вне её) осуществляется на основании следующих надлежащих гарантий в соответствии с GDPR:

• если Европейская комиссия приняла решение о достаточности уровня защиты; или
• если компания OTTO, экспортирующая ваши персональные данные, предоставила или ей были предоставлены надлежащие гарантии, включая, помимо прочего, стандартные положения о защите данных. Без ущерба для вышеизложенного передача данных на основе стандартных положений о защите данных сопровождается дополнительными организационными и техническими мерами, направленными на обеспечение надлежащего уровня защиты твоих персональных данных.

9. Безопасность данных.

OTTO с большим уважением относится к твоей конфиденциальности. Поэтому мы принимаем различные меры, чтобы предотвратить потерю, кражу или иное незаконное использование твоих персональных данных. При необходимости мы используем шифрованную передачу данных и безопасные соединения. Мы также принимаем необходимые меры для обеспечения физической и логической безопасности доступа. Принятые OTTO меры постоянно оцениваются и при необходимости изменяются или дополняются, чтобы поддерживать достаточный уровень безопасности.

10. Хранение данных.

Мы не храним твои персональные данные дольше, чем это необходимо для достижения целей, указанных в этой политике конфиденциальности, или если мы обязаны соблюдать установленные законом сроки хранения. В отношении персональных данных, которые ты предоставил(а) в рамках содействия в трудоустройстве, мы применяем следующие сроки хранения.

• В течение срока действия Договора об оказании услуг. Договор заключается на 24 месяца с момента создания аккаунта и автоматически продлевается при каждом входе на Платформу на срок до 24 месяцев с момента последнего входа. Ты регистрируешься на Платформе и принимаешь положения Условий и настоящей Политики, что означает заключение договора на оказание услуг через эту платформу. Ты или OTTO можете расторгнуть договор в любое время.
• После истечения срока действия договора оказания услуг. После удаления твоей учетной записи мы будем хранить твои данные в течение 3 лет, чтобы предъявлять претензии и защищать нашу компанию от таких претензий.

11. Твои права в соответствии с законами о защите данных.

В той мере, в какой это предусмотрено применимыми законами о защите данных в твоей стране, ты можешь иметь право:

• быть проинформированным(ой) о целях и способах обработки твоих персональных данных
• запросить доступ к твоим персональным данным (это обычно называется «запросом субъекта данных на доступ»). Это позволяет тебе получить копию персональных данных, которые OTTO хранит о тебе
• а также запросить обновление или исправление твоих персональных данных, если они неполные или неточные. В любой момент пользователь аккаунта может обновить свои данные, изменив настройки аккаунта.
• Ты можешь возразить против обработки твоих персональных данных по причинам, связанным с твоей конкретной ситуацией, если OTTO опирается на законные интересы свои или третьей стороны. В некоторых случаях мы можем показать, что у нас есть веские законные основания для обработки твоей информации, которые имеют преимущество перед твоими правами и свободами
• если ты запрашиваешь ограничение обработки своих персональных данных. Это позволяет тебе требовать от OTTO ограничения обработки твоих персональных данных, если применяется одно из оснований, предусмотренных ст. 17 GDPR;
• получать касающиеся тебя персональные данные, предоставленные тобой, в структурированном, общепринятом и машиночитаемом формате, а также передавать эти персональные данные другому контролёру в случаях и в пределах, указанных в ст. 20 GDPR, если это применимо;
• требовать удаления твоих персональных данных, если применяется одно из оснований, предусмотренных ст. 17 GDPR;
• в любое время отзывать данное согласие на обработку твоих персональных данных и/или специальных категорий персональных данных без ущерба для законности обработки, основанной на твоём согласии до его отзыва;
• получать информацию о третьих лицах, которым были переданы твои данные.

Если это применимо, ты можешь воспользоваться этими правами (а также любыми другими правами, предусмотренными действующим законодательством о защите данных), отправив электронное письмо по адресу:

OTTO может запросить у тебя конкретную информацию, чтобы подтвердить твою личность и обеспечить твое право на доступ к твоим персональным данным (или на осуществление любых других твоих прав). Это ещё одна подходящая мера безопасности, которая помогает не допустить раскрытия Персональных данных лицам, не имеющим права их получать.
Без ущерба для любых административных или судебных средств правовой защиты ты также имеешь право подать жалобу в компетентный надзорный орган, если считаешь, что обработка твоих данных нарушает законы о защите данных.

12. Сведения и контакты контролёра данных и сотрудника по защите данных.

OTTO состоит из нескольких компаний в разных странах Европы. Организация OTTO построена по странам и ориентирована на сервис. Чтобы предоставлять услуги клиентам в Нидерландах, компании в Нидерландах (1.1) тесно сотрудничают с компаниями, которые занимаются международным подбором персонала в Центральной и Восточной Европе (1.2). Компании в Польше (1.3) получают поддержку от рекрутинговых компаний в Украине и Молдове.

В группу компаний OTTO входят следующие компании:

1.1 Нидерланды:

• OTTO Holding B.V.
• OTTO Nederland B.V.
• Labour Housing B.V.
• OTTO Health Care B.V.
• OTTO Facilitair B.V.
• OTTO Global Services B.V.
• OTTO Jobs.eu B.V.
• OTTO Vervoer B.V.
• OTTO Work Force B.V.
• OTTO Work Force I B.V.
• OTTO Work Force III B.V.
• OTTO Work Force IV B.V.
• Werkpool Flex B.V.
• Foreign Flex B.V.

1.2 Международный рекрутинг

• OTTO Work Force Recruitment Sp. z o.o. (Польша)
• OTTO Work Force Czech s.r.o. (Чехия)
• OTTO Work Force Slovakia s.r.o. (Словакия)
• OTTO Work Force Hungary kft. (Венгрия)
• OTTO Work Force ROM s.r.l. (Румыния)
• OTTO Work Force UAB (Литва)
• OTTO Work Force Bulgaria ltd. (Болгария)

1.3 Польша

• OTTO Work Force Central Europe Sp. z o.o.
• OTTO Work Force Solutions Sp. z o.o.
• OTTO Work Force Europe ООО
• OTTO Work Force International Sp. z o.o.
• OTTO Work Services Sp. z o.o.
• Paris Engineers sp. z o.o.
• OTTO Work Force s.r.l. (Украина)
• OTTO Work Force S.R.L (Молдова)

Все указанные выше компании поддерживают оказание услуг клиентам OTTO в Нидерландах и Польше. Для этой цели у OTTO есть подразделения, которые занимаются следующим:

• подбором сотрудников
• заключением договоров с клиентами
• заключением договоров с сотрудниками
• предоставлением услуг, связанных с жильём
• предоставлением транспортных услуг
• разработкой программного обеспечения, которое использует группа OTTO

Персональные данные передаются между подразделениями в той мере, в какой это необходимо для предоставления услуг кандидатам, сотрудникам и клиентам. При передаче данных все стороны выступают в качестве совместных операторов персональных данных.

Кто является основным контролёром данных, зависит от того, подписал(а) ли ты трудовой договор или был(а) кандидатом:

• Бывший(ая) кандидат(ка) — до момента подписания трудового договора: рекрутинговая компания в стране, где ты подавал(а) заявку на работу
• Бывший(ая) сотрудник(ца) — после подписания трудового договора: компания-работодатель в стране, где ты работал(а) или будешь работать

Польские компании назначили специалиста по защите данных. Связаться с ней можно
по электронной почте: mojedane@ottoworkforce.pl

Нидерландские компании назначили специалиста по вопросам конфиденциальности. С ним можно связаться:
Электронная почта: mydataNL@ottoworkforce.eu

13. Изменения и обновления

Мы регулярно пересматриваем это Уведомление о конфиденциальности. Мы можем обновлять это Уведомление о конфиденциальности, чтобы отражать изменения в наших практиках защиты данных. Мы рекомендуем тебе время от времени просматривать наше Уведомление о конфиденциальности, чтобы быть в курсе последних изменений в наших правилах обработки данных.